المشتريات - وظيفة المشتريات

1- هدف وظيفة المشتريات :

هو تمكين المنظمة من الحصول على المعدات والمواد والمهمات والخدمات بالشروط المناسبة من حيث الجودة والكمية والتوقيت والسعر والمصدر .

2- تطور مفهوم وظيفة المشتريات الى مفهوم ادارة المواد :

لقد تطور مفهوم وظيفة المشتريات من مجرد عمل كتابي يختص بعملية الشراء ليصبح وظيفة ادارية متكاملة وقد تم ذلك على مرحلتين.

المرحلة الاولى ....

مفهوم ادارة تدبير الاحتياجات , حيث امتد مفهوم ادارة المشتريات ليشمل ( تخطيط الاحتياجات - الاستلام - الشراء - فحص المواد الواردة - مراقبة المخزون - عملية التخلص من المخلفات والفائض من المواد - النقل ) .

المرحلة الثانية ....

مفهوم إدارة المواد , حيث امتد مفهوم المشتريات ليشمل كافة مايتعلق بالمواد مثل ( تخطيط ومراقبة الانتاج - النقل - الفحص - مراقبة المخزون - المناولة - التعبئة والشحن - الشراء - التخزين - التصرف في المخلفات وفائض المواد - الصرف - الاستلام - خدمة العملاء ).

3- الاختصاصات الأساسية لإدارة المشتريات :

يمكن تلخيص الاختصاصات لادارة المشتريات في الآتي :

* الاحتفاظ بالوثائق الاساسية مثل ( سجلات المشتريات - سجلات الاسعار - سجلات المخازن - سجلات الموردين - سجلات المواصفات - الكتالوجات ).

* البحوث والدراسات مثل ( دراسة السوق وإعداد التنبؤات - دراسة المواد - تحليل التكاليف للمشتريات والمخازن - دراسة اسواق الموردين - دراسة بدائل المواد ومصادر التوريد - تحليل القيمة ) .

* الشراء مثل ( مراجعة طلبات الشراء - الحصول على عروض الاسعار وتحليلها والمفاضة بينها - وضع برامج الشراء والتسليم - مقابلة مندوبي الموردين - التفاوض مع الموردين - اصدار اوامر التوريد - التحقق القانوني من شروط العقود - متابعة التوريد والاستلام - مراجعة الفواتير - المراسلات مع الموردين - اجراء التسويات مع الموردين - تدعيم العلاقات مع الموردين ) .

* النظم والاجراءات والمعلومات مثل ( إعداد دليل المشتريات -  تصميم النمازج - وضع نظام المتابعة وتقييم الاداء - ميكنة اعمال ادارة المشتريات ) .

* تخطيط المواد مثل تخطيط الاجتياجات من المواد واعداد التنبؤات .

4- اهمية وظيفة الشراء :

تظهر جلياً وظيفة الشراء من الحقائق المجردة التالية :

* ارتفاع نسبة تكلفة المواد الى تكلفة اننتاج الوحدة ففي معظم الصناعات تتراوح النسبة بين 40% - 60% .

* ارتفاع نسبة قيمة المخزون الى اجمالي قيمة الاصول حيث تبلغ حوالي 25% في كثير من المنظفات الصناعية وترتفع الى 70% - 75% لدى تجار الجملة والتجزئة .

* تعد ادارة المشتريات ادارة للتصنيع الخارجي حيث توفر للمنظمة المواد نصف المصنعة المنتجة لدى الغير .

* تعتبر وظيفة الشراء المحدد الاول لمستوى جودة منتجات الشركة .

* تعتبر وظيفة الشراء مصدر هام من مصادر الافكار الجديدة والتطوير .

* تعد وظيفة الشراء من اهم مصادر زيادة ربحية الشركة .

المركزية واللامركزية في الشراء :

1- مركزية الشراء :

تعني مركزية الشراء تجميع السلطات والمسؤليات الخاصة بعمليات الشراء في إدارة واحدة يشرف عليها مدير المشتريات يكون مسؤلاً مباشرة امام المدير العام او رئيس المنشأة او الجهة الادارية التي يتبعها .

ويزداد الميل لغتباع مركزية الشراء وتكون أكثر وضوحاً في ظروف المنشأة التي تمتلك مصنعاً او وحدة انتاجية واحدة وفي المنشأة التي تمتلك عدة مصانع او وحدات انتاجية متقاربة من بعضها في منطقة جغرافية محددة وأيضاً تلك المنشآت التي تعتمد على اصناف المواد اللازمة المستخدمة في الانتاج من السوق الخارجي اي عن طريق الاستيراد وفيما يلي اهم مزايا مركزية الشراء :

* امكانية الحصول على خصم كمية نتيجة شراء كميات كبيرة من الصنف الواحد الناجمة عن تجميع كميات اوامر التوريد في كمية واحدة تصل الى الحجم الكبير لكل صنف .

* ضمان الحصول على خصم تعجيل الدفع الناجم عن احكام الرقابة على الالتزام بدفع وسداد فواتير اثمان المشتريات من الموردين في مواعيدها .

* عدم التكرار في الاعمال والجهود المتصلة بإجراءات الشراء مثل الاتصال بالموردين وطرح المناقصات وإصدار اوامر التوريد ومتابعتها واستلام وفحص المواد المشتراه بما يسهم في تخفيض تكلفة الشراء .

* الاسهام في تخفيض تكلفة النقل الناجمة عن استغلال الحمولة الكاملة لوسيلة النقل للشراء بكميات كبيرة مما يؤثر في تخفيض تكلفة الشراء .

* تخفيض الاعمال الكتابية والادارية نظراً لتبسيط وتنميط اجراءات الشراء وانخفاض عدد اوامر التوريد الصادرة .

* انخفاض عدد العاملين بإدارة المشتريات في اغلب الاحيان مما يؤدي الى الاسهام في تخفيض تكلفة الشراء .

* استخدام الاشخاص ذوي الكفاءات واصحاب الخبرات الخاصة في الشراء مما يساعد على رفع كفاءة الاداء في عمليات الشراء .

* اشباع رغبة الموردين في تفضيل تعاملاتهم مع جئة واحدة داخل المنشأة .

* تشجيع وتحفيز الموردين على تقديم خدمات اكثر وافضل واسعار اقل نظراً لانخفاض تكاليفهم الناجمة عن انخفاض عدد رجال البيع التابعين للموردين الذين يزورون المنشأة وبعدد اقل من الزيارات وفي اقل وقت .

* تساعد على القيام بالدراسات والبحوث عن مصادر التوريد وتحليل السوق واتجاهات الاسعار بما يساهم في تخفيض تكلفة الشراء .

* امكانية تدبير بعض الاحتياجات من اصناف المواد داخل المنشأة من المصانع او الوحدات الاخرى التي لديها فائض من ذات الصنف واحكام الرقابة على المخزون مما يقلل رأس المال المستثمر في المخزون .

* تساعد في وضع سياسات موحدة في العلاقات بين الموردين .

وينبغي الاشارة الى ان غالبية المنشآت التي تتبع مركزية الشراء تسير عليها , ولكن بشيئ من التصرف ويتم ذلك مثلاً بمسؤلية مدير المشتريات في المنشأة عن السياسة العامة للشراء - مثل اختيار مصادر الشراء وتحديد اجراءات الشراء المناسب والقيام بالتعاقدات العامة وشراء البنود الهامة من المشتريات في المصانع يعطي سلطة معينة تمكنة من شراء مستلزمات مصنعة المستعجلة التي تقتضيها ظروف الانتاج السريعة وكذلك شراء المواد المحلية التي تنتج او تباع في دائرة مصنعه والتي يحسن شرائها محلياً للتوفير في تكاليف النقل والوفاء ببعض الالتزامات الاجتماعية نحو المنطقة التي يوجد بها المصنع وعموماً تحديد المشتريات التي يقوم بها الاخصائي المشتريات في المصنع بشرائها - دون الرجوع الى الادارة العامة او المركزية للمشتريات بحدود مالية معينة .

2-  لامركزية الشراء :

تعني لامركزية الشراء توزيع السلطات والمسؤوليات الخاصة بعمليات الشراء في المنشأة الواحدة على عدة وحدات او اجهزة وتظهر لامركزية الشراء بوضوح في غالبية المنشأت التي تتكون من عدة مصانع او وحدات انتاجية في اماكن جغرافية متباعدة عن بعضها او تقوم كل منها بإستخدام مواد خاصة بها لقيام كل مصنع او كل وحدة بإنتاج نوع معين من السلع فيكون لكل مصنع من هذه المصانع او لكل وحدة من هذه الوحدات جهاز خاص يقوم بعمليات الشراء الخاصة به ويكون منفصلاً عن اجهزة الشراء في المصانع او الوحدات الاخرى التابعة للمنشأة .

أهم مزايا لامركزية الشراء :

* الاسعام في ندرة توقف التشغيل الناجم عن تأخير المواد المستخدمة في الانتاج نظراً لسرعة الشراء واتمام الصفقات .

* سهولة اجراء تعديلات او الغاء اوامر التوريد لاصناف ممن المواد عندما تقابل المنشأة ظروفاً اضطرارية لذلك .

* إشباع رغبة مدير المصنع او الوحدة التابعة للمنشأة بان تكون مشتريات مصنعة او وحدات تحت إشرافه لمسؤليتة عن تحقيق قدر معين من الارباح او الاسهام في زيادتها .