1- المقصود بتخطيط المشتريات :
يتصل التخطيط بالمستقبل ويعتمد على التنبؤ بظروف المنظمة الداخلية والخارجية واحتمالات التغير في تلك الظروف تمهيداً للاعداد لمواجهة هذه المتغيرات , وتتضمن عملية التخطيط للشراء اختيار من بين البدائل للاهداف والاستراتيجيات والسياسات والبرامج والاجراءات الشرائية ويعتمد الاختيار من بين البدائل على توفير معلومات عن : احتياجات المنظمة وامكانياتها الحالية والمستقبلية وظروف البيئة الشرائية الحالية والمتوقعة بهدف احداث التكامل عند اعداد الخطط الشرائية على مستوى المنظمة .
وتعتبر خدة الشراء معيار لقياس داء الممارسات الفعلية للاعمال الشرائية في ضوء مقارنة المستويات المحددة بالخطة بالمستويات المنفذة وتساعد هذه العملية الرقابية في عملية التطوير لخطط الشراء في المستقبل .
2- أهمية الشراء في التخطيط المتكامل :
يعتبر الشراء مدخل هام لتخطيط المنظمة الذي يعتمد على تحديد الظروف الحالية والمتوقعة للمتغيرات الداخلية والخارجية المؤثرة على اعمال المنظمة ودور الشراء الرائدة في التخطيط المتكامل للمنظمة , وهذا يدعو الى تغير النظرة الى دور الشراء من مجرد توفر احتياجات المنظمة الى المشاركة في تحديد تلك الاحتياجات .
فقد تؤدي احياناً المعلومات عن البيئة الشرائية الى تغير استراتيجيات المؤسسة او ترجيح اتباع استراتيجية معينة فتوقع اصناف معينة بأسعار منخفضة في البيئة الشرائية تدعم استراتيجية المؤسسة في التوسع في انتاج السلع التي تعتمد على تلك الاصناف والعكس في حالة عدم توفر صنف معين او توقع اتجاه اسعاره الى الارتفاع قد يؤدي الى احجام المنظمة عن الاخذ بإستراتيجية معينة او اخيار صنع الصنف داخل المنظمة بدلاً من شرائه .
3- مدخلات تخطيط الشراء للمنظمة :
ومن اهم المدخلات الشرائية التي ترتبط بالتخطيط المتكامل للمنظمة مايلي :
- ظروف البيئة الشرائية : يلزم التنبؤ بالتطورات التكنولوجية المتوقعة التي تؤثر على اسواق التوريد كما يلزم التنبؤ بالمنافسة بين الموردين وأثر خروج او دخول بعض الموردين للسوق الشرائية ويربط ذلك كله ببرنامج المنتجات داخل المؤسسة ويجب الاهتمام بإيجاد نوع العلاقة التكاملية بين بحوث البيئة الشرائية وبين كل من بحوث المنتجات وبحوث الاسواق البيع للمنظمة .
- تقييم استراتيجية التوريد : توجد حاجة لتقييم استراتيجية التوريد بالمنظمة في ضوء مدى قبولها ونجاحها في التكيف مع التغيرات السريعة في ظروف سوق التوريد وتتم مراجعة السياسات المتبعة بالنسبة لمصادر التوريد والاحتياجات المطلوبة في ضوء دراسة التجاهات تكلفة التوريد المتوقعة وتأثر ذلك على استراتيجية الشراء .
- تطوير المنتجات : يلعب الشراء دور هام في تطوير منتجات المؤسسة من خلال تقديم معلومات عن اقتصاديات التوريد للفترة المقبلة والتي يجب ان تؤخذ في الاعتبار عن تحديد استراتيجية المنتجات بالمؤسسة .
- اختيار المصادر : تلزم عملية مراجعة مستمرة للموردين الحاليين وتحديد مزيج الموردين الذين تم التعامل معهم بالمؤسسة ونسبة المشتري من كل منهم , وبحث مدى تناسب استمرار هذا المزيج او ادخال تعديلات عليه بما يناسب مع التغيرات في قدرات وخطط الموردين الحاليين والمتوقعين , كما يلزم تطوير اجراءات اختيار المورد في ضوء بيانات التكلفة واحتمالات وفاء المورد بالتزاماته نحو المؤسسة .
- تخطيط التوريد : توجه اهمية الربط بين تخطيط التوريد وخطة المؤسسة وبالتالي يجب توفير الفرص والادوات التي تمكن من النظرة طويلة الاجل فيلزم تطوير نظم المعلومات الشرائية حتى تتمكن من التفاعل بسرعة مع البيانات الجديدة بما يخدم في تحديد مصادر التوريد والكميات المطلوبة منها خلال فترة طويلة نسبياً .
- العاملين في مجال الشراء : يؤثر المستوى الحالي للعاملين بالشراء على تخطيط المؤسسة ومخرجاتها وبالتالي توفير حاجة مستمرة لتدريبهم وتنمية مهاراتهم واشباع حاجاتهم وكما زادت وتنوعت مهارات موظفي الشراء بالمؤسسة كلما استطاعوا المشاركة في التخطيط الواسع لبرامج التوريد وتنفيذها بفاعليه عاليه بما يخدم خطة المنظمة ككل .
وقد اثر ذلك على ( اقامة علاقات افضل مع مصادر التوريد - فعالية عالية في التفاوض الشرائية - وجود علاقات افضل بين الشراء والانتاج - فعالية اكبر في التنبؤ بالاسعار ) .
4- أنواع خطط الشراء :
يمكن التمييز بين ثلاث انواع من خطط الشراء على اساس المدة الزمنية التي تشملها الخطة والمؤثرة على مدى شمول او تفصيل الخطة ومن اهم تلك الخطط :
* الخطة قصيرة الاجل : وهي غالياً الخطة السنوية للشراء والتي ترتبط بخطة المؤسسة التشغيلية , ترتبط خطة الشراء ببرامج العمل التفصيلية المحددة زمنياً وكمياً , وتتضمن الخطة السنوية الاجابة التفصيلية عن الاسئلة التي سبق الاشارة اليها , وهي : ماذا نشتري ؟ ولماذا ؟ وكيف ؟ ومتى ؟ وأين ؟ ومن ؟ وتعتبر هذه الخطة ترجمة للاحتياجات الشرائية لخطة المنظمة السنوية , وتترجم تلك الخطة في شكل ميزانية تقديرية تستخدم كمعيار لقياس ومتابعة تنفيذ الخطة بعد ذلك وترتبط خطة الشراء القصيرة الاجل بالخطة متوسطة وطويلة الاجل له والتي ترتبط بدورها بخطة المؤسسة ككل .
* الخطة متوسطة الاجل : وتغطي غالباً فترة تزيد عن سنة وحتى ثلاث سنوات وتمثل تلك الخطة حلقة الوصل بين الخطة الاستراتيجية للشراء وبين الخطة السنوية وقصيرة الاجل وتهتم بمعالجة وتطوير الاهداف والخطط وتحديد المشاكل والفرص وتحديد تفاصل التكلفة الرأس مالية وتحديد اسس وضع الخطة السنوية .
* الخطة الاستراتيجية طويلة الاجل : يوجد ارتباط شديد بين التخطيط الاستراتيجي للشراء وبين الخطة الاستراتيجية للمؤسسة وتغطي غالباً الخطة الاستراتيجية فترة تتراوح بين ثلاث اعوام وخمسة عشر عاماً وتهتم بدراسة وتحليل الظروف الداخلية والخارجية للمنظمة الحالية منها والمتوقعة بغرض تحديد الاستراتيجيات البديلة تمهيداً لاتخاذ القرارات الاساسية باختيار الاستراتيجية المناسبة لظروف المؤسسة ومن امثلة القارارت الاساسية التي يعالجها التخطيط الاستراتيجي قرار الشراء ان الصنع وقرار تحديد اعادة فترة الشراء والقرار الخاص بالشراء من مصادر محلية ام دولية والقرار المتعلق بالاعتماد على مصدر وحيد للشراء ام الاعتماد على مصادر متنوعة .
5- تحديد الاستراتيجية الشرائية :
ويتم تحديد الاستراتيجيات الشرائية في ضوء دراسة وتحليل وتقييم ظروف المؤسسة الحالية والمتوقعة ومن اهم تلك الظروف مايلي :
* ظروف سوق التوريد : من حيث حجم سوق التوريد ومستوى المنافسة بين الموردين الحاليين في السوق والاعتبارات القانونية والتكنولوجية والاجتماعية والاقتصادية المؤثرة ومستوى المنافسة بين المشترين الحاليين , كما تتم دراسة التغيرات المتوقعة في القوى الشرائية ومستوى التضخم والمصادر المتوقعة للتوريد ومستوى المنافسة المتوقعة بين البائعين والمشترين .
* تحليل الموردين : من حيث نوع العلاقة معهم ودرجة الثقة فيهم ومستوى ادائهم وتسهيلات وتكنولوجيا الانتاج لديهم ودرجة المرونة في التعامل معهم ومستوى جودة المواد التي يقومون بتوريدها ومدى متانة مركزهم المالي وسياسة الائتمان لديهم وأسعارهم وتسهيلات المخزون والمناولة التي يتيحها كل من الموردين للمؤسسة والمسافة بينهم وبين المنظمة .
* الظروف الداخلية للمنظمة : وتتناول دراسة وتحليل امكانيات المؤسسة بهدف اختيار انسب الاستراتيجيات وفقاً للفرص المتاحة في البيئة الشرائية ومن أهم الظروف الداخلية التي يجب دراستها وتحليلها ما يلي: ( تسهيلات التخزين ومناولة المواد - سياسة الدفع والتدفقات النقدية - المعلومات السعرية والتكلفة - تصميم المنتجات وترتيب مكوناتها ومدى مرونتها - تسهيلات وتكنولوجيا الانتاج - جداول الانتاج ومدى استقرارها - حاجات التوريد ومدى حجمها وتكرارها - نظام المعلومات ومدى سرعته ومرونته ) .
ويلاحظ وجود تفاعل وعلاقات متداخلة بين ظروف اسواق التوريد وبين ظروف الموردين ويتم تحديد الاستراتيجيات الشرائية المناسبة في ضوء دراسة وتحليل وتقييم الظروف خارج وداخل المؤسسة بما يحقق اكبر استفادة ممن الفرص المتاحة في البيئة وأكبر تلبية لاحتياجات المؤسسة , وافضل استغلال لامكانياتها .
ويلزم توفير البيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الشرائية إجراء العديد من الدراسات والبحوث المكتبية والميدانية .
6- مسئولية اتخاذ القرارات الشرائية :
قد يتوارد الى الذهن ان مدير الشراء هو المسئول الوحيد عن اتخاذ القرارات الشرائية وفي الواقع ان مسئولية اتخاذ القرارات الشرائية تختلف بإختلاف اهمية القرار تكلفته واثر القرار ومدى ارتباطة بالاجل القصير أو الطويل .
فقد يكون المسئول عن اتخاذ القرار مدير الشراء او الادارة العليا بالمؤسسة أو مديرو الادارات المستخدمة للاصناف المشتراة , أو اكثر من جهة ةيمكن التفرقة بين نوعين من العوامل التي تئوثر في تحديد مسئولية اتخاذ القرارات الشرائية وهي :
* تعقد المنتجات فنياً : فكلما زاد تعقد المنتج فنياً كلما زادت اهمية تدخل الادارات المستخدمة للاصناف المشتراه في اتخاذ القرار.
* تعقد البيئة الشرائية : تعتبر البيئة الشرائية معقدة اذا كانت متقلبة وسريعة التغير بشكل يصعب معه التنبؤ بتلك التغيرات ومثال ذلك التغيرات التكنولوجية والاقتصادية كما قد يصاحب ذلك بارتفاع تكلفة القرار وارتباطة بالمدى الطويل بحيث يمتد تأثيره على العمال المؤسسة لفترة طويلة نسبياً مثلما في حالة شراء المعدات الرأسمالية .
وكلما زاد تعقد البيئة الشرائية المحيطة بالقرار كلما استدعى ذلك تدخل الادارة العليا عند اتخاذ قرار الشراء , ويلاحظ ان مدير الشراء رغم تفاوت دوره في اتخاذ القرارات الشرائية مابين مسئوليته الكاملة عن القرار , وبين مشاركته المحدودة فيه حسب ظروف القرار ألا انه عليه ان يشارك بدور معين في اتخاذ القرار الشرائي على الرغم من اخلاف ظروف القرار .
* ظروف سوق التوريد : من حيث حجم سوق التوريد ومستوى المنافسة بين الموردين الحاليين في السوق والاعتبارات القانونية والتكنولوجية والاجتماعية والاقتصادية المؤثرة ومستوى المنافسة بين المشترين الحاليين , كما تتم دراسة التغيرات المتوقعة في القوى الشرائية ومستوى التضخم والمصادر المتوقعة للتوريد ومستوى المنافسة المتوقعة بين البائعين والمشترين .
* تحليل الموردين : من حيث نوع العلاقة معهم ودرجة الثقة فيهم ومستوى ادائهم وتسهيلات وتكنولوجيا الانتاج لديهم ودرجة المرونة في التعامل معهم ومستوى جودة المواد التي يقومون بتوريدها ومدى متانة مركزهم المالي وسياسة الائتمان لديهم وأسعارهم وتسهيلات المخزون والمناولة التي يتيحها كل من الموردين للمؤسسة والمسافة بينهم وبين المنظمة .
* الظروف الداخلية للمنظمة : وتتناول دراسة وتحليل امكانيات المؤسسة بهدف اختيار انسب الاستراتيجيات وفقاً للفرص المتاحة في البيئة الشرائية ومن أهم الظروف الداخلية التي يجب دراستها وتحليلها ما يلي: ( تسهيلات التخزين ومناولة المواد - سياسة الدفع والتدفقات النقدية - المعلومات السعرية والتكلفة - تصميم المنتجات وترتيب مكوناتها ومدى مرونتها - تسهيلات وتكنولوجيا الانتاج - جداول الانتاج ومدى استقرارها - حاجات التوريد ومدى حجمها وتكرارها - نظام المعلومات ومدى سرعته ومرونته ) .
ويلاحظ وجود تفاعل وعلاقات متداخلة بين ظروف اسواق التوريد وبين ظروف الموردين ويتم تحديد الاستراتيجيات الشرائية المناسبة في ضوء دراسة وتحليل وتقييم الظروف خارج وداخل المؤسسة بما يحقق اكبر استفادة ممن الفرص المتاحة في البيئة وأكبر تلبية لاحتياجات المؤسسة , وافضل استغلال لامكانياتها .
ويلزم توفير البيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الشرائية إجراء العديد من الدراسات والبحوث المكتبية والميدانية .
6- مسئولية اتخاذ القرارات الشرائية :
قد يتوارد الى الذهن ان مدير الشراء هو المسئول الوحيد عن اتخاذ القرارات الشرائية وفي الواقع ان مسئولية اتخاذ القرارات الشرائية تختلف بإختلاف اهمية القرار تكلفته واثر القرار ومدى ارتباطة بالاجل القصير أو الطويل .
فقد يكون المسئول عن اتخاذ القرار مدير الشراء او الادارة العليا بالمؤسسة أو مديرو الادارات المستخدمة للاصناف المشتراة , أو اكثر من جهة ةيمكن التفرقة بين نوعين من العوامل التي تئوثر في تحديد مسئولية اتخاذ القرارات الشرائية وهي :
* تعقد المنتجات فنياً : فكلما زاد تعقد المنتج فنياً كلما زادت اهمية تدخل الادارات المستخدمة للاصناف المشتراه في اتخاذ القرار.
* تعقد البيئة الشرائية : تعتبر البيئة الشرائية معقدة اذا كانت متقلبة وسريعة التغير بشكل يصعب معه التنبؤ بتلك التغيرات ومثال ذلك التغيرات التكنولوجية والاقتصادية كما قد يصاحب ذلك بارتفاع تكلفة القرار وارتباطة بالمدى الطويل بحيث يمتد تأثيره على العمال المؤسسة لفترة طويلة نسبياً مثلما في حالة شراء المعدات الرأسمالية .
وكلما زاد تعقد البيئة الشرائية المحيطة بالقرار كلما استدعى ذلك تدخل الادارة العليا عند اتخاذ قرار الشراء , ويلاحظ ان مدير الشراء رغم تفاوت دوره في اتخاذ القرارات الشرائية مابين مسئوليته الكاملة عن القرار , وبين مشاركته المحدودة فيه حسب ظروف القرار ألا انه عليه ان يشارك بدور معين في اتخاذ القرار الشرائي على الرغم من اخلاف ظروف القرار .
رائع
ردحذف