1- العلاقة بين تكاليف الشراء والتخزين واوامر التوريد :
يتوقف تحديد الكمية الاقتصادية للشراء على دراسة التكاليف المرتبطة بالشراء والتخزين والتي تتغير بتغير الكمية التي يتم شرائها وتخزينها كما يلي :
- حيث تتأثر تكاليف الشراء بشكل عكسي بالكمية المشتراه فتنخفض تكاليف الشراء كلما زادت الكمية وتزيد التكاليف كلما قلت الكمية .
- وتتأثلار تكاليف المخزون بشكل طردي حيث انه كلما زاد حجم المخزون كلما زادت التكاليف وكلما انخفض حجم المخزون النخفضت التكاليف .
2- طرق احتساب الكمية الاقتصادية للشراء :
يمكن القول ان الكمية الاقتصادية للشراء هي الكمية التي تتحمل عندها المنظمة أقل تكلفة ممكنة للشراء والتخزين وتمثل الكمية التي تساوي عندها تكاليف الشراء مع تكاليف التخزين ويمكن حساب الكمية الاقتصادية للشراء بعدة طرق كما يلي :
- طريقة جداول التكاليف
- الطريقة البيانية
- الطريقة الجبرية
طريقة الجداول : تقوم طريقة استخدام الجداول على محاولة التعرف على توزيع الاحتياجات على مرة واحدة او مرتين او ثلاثة وحساب تكلفة الشراء وتكلفة المخزون في كل مرة للتوصل الى اجمالي التكاليف التي تحقق عندها الكمية الاقتصادية للشراء والتي تعتمد على تحديد تكلفة عمليات الشراء والتخزين بالنسبة لكل امر توريد .
3- مزايا طريقة الكمية الاقتصادية للشراء :
* سهولة وبساطة الاستخدام
* الموضوعية في تحديد الكمية الاقتصادية للشراء بدلاً من الاعتماد على الاراء والاتجاهات الشخصية
* تحديد اقل تكلفة ممكنة والتي يمكن استخدامها كأحد اساليب الرقابة على المخزون والتي قد تزيد من احتياجات المنظمة او انخفاض الكميات المشتراه
* تجنب الشراء بالكميات الكبيرة والتي قد تزيد من احتياجات المنظمة او انخفاض الكميات المشتراه .
4- طرق الشراء :
توجد عدة طرق للشراء وفقاً للائحة المشتريات والمخازن :
( المناقصة العامة - المناقصات المحدودة - المناقصات المحلية - الممارسة - الامر المباشر ) .
اولاً : المناقصة العامة :
المناقصة العامة تعطي فرصة عامة ومفتوحة لجميع الموردين في الداخل والخارج المتعاملين في الاصناف المطلوب شرائها او المقاولين في هذه العملية المعلن عنها للتقدم بعطاءاتهم الخاصة بموضوع المناقصة فهي مفتوحة لكل من يرغب من الاشخاص او الشركات المحلية او الخارجية للاشتراك فيها .
إجراءات المناقة العامة :
1) الاعلان عن المناقصة بطريق النشر .
2) تقديم العطاءات بشرط توقيعها من اصحابها على النموزج المعتمد من الجهة المختصة .
3) قيمة التأمين المؤقت الذي يقدم مع كل عطاء .
4) طريقة ولجان فتح المظاريف .
5) تفريغ العطاءات .
6) تشكيل وعمل لجنة البت في العطاءات حتى اتمام التعاقد .
ثانياً : المناقسة المحدودة :
هي التي يقتصر الاشتراك فيها على بعض الشركات او الموردين او الافراد الذين تتوافر فيهم كفايات خاصة سواء داخل البلاد او خارجها اي انها لا تعطي فرصة لكل الشركات او الموردين لاشتراك في المناقصة , فهي مقصورة على عدد معين تختارهم المنشأة مقدماً بناءً على اقتراح القسم المختص الذي اعد المواصفات الفنية او لجنة المواصفات ويتم اخيارهم من سجل الموردين لدى المنشأة .
وتسري عليها جميع القواعد والاجراءات المقررة في شأن المناقصة العامة فيما عدا الاعلان بالنشر فيستعاض عنه بخطابات مسجلة أو بأي وسيلة اخرى تثبت وصول الدعوى الي المشتركين فيها .
ثالثاً : الماقصة المحلية :
المناقصة المحلية تعطي الفرصة فقط للموردين او المقاولين من الافراد والشركات المحلية الوطنية فقط المقيدين بالسجل التجاري وفي بعض الاحيان للموردين او المقاولين الوطنيين بالمنطقة التي تقع فيها المصنع او المنشأة ارتباطاً بالعلاقات الاجتماعية بين المنشأة والمنطقة التي تقع فيها طالما تتوافر فيها احتياجات المنشأة او بعضها بالمواصفات والجودة المطلوبة .
لأن على المنشأة تكلفة اجتماعية قبل المنطقة التي تقع فيها ويكون ذلك بشرط موافقة سلطة الاعتماد .
وتسري عليها جميع القواعد والجراءات المقررة في شأن المناقصة العامة فيما عدا الاعلان المباشر فيستعاض عنه بالخطابات المسجلة كما حو الحال في المناقصة المحدودة .
رابعاً : الممارسة : تعني الممارسة استدعاء او مرور على الموردين للاصناف من السلع والمواد والمهمات المطلوبة او المقاولين للاعمال المطلوبة ومناقشتهم للمواجهة بالاسعار المقدمة منهم بغرض انماء روح المناقشة بينهم للوصول الى افضل وانسب الاسعار .
ويتلوى الممارسة لجنة تشكل بقرار من المدير او سلطة الاعتماد المختصة ويتولى رئاستها موظف تتناسب وظيفته مع اهمية الصفقة او العملية المطلوبة .
وتحصل اللجنة على اقرارات موقعة من الموردين او المقاولين توضح فيها اسعارهم , ويجوز الشراء لاصناف المواد او المهمات ومستلزمات الانتاج او التكليف بالاعمال عن طريق الممارسة في العديد من الاحوال اهمها :
- الاصناف او العمليات التي لاتوجد الا لدى اشخاص او شركات معينة .
- الاصناف او العمليات التي لايمكن تحديدها بمواصفات دقيقة .
- الاعمال الفنية المرغوب اجراؤها بمعرفة فنيين او اخصائيين معينين .
- اصناف التوريدات ومقاولات الاعمال التي تقضي حالة الاستعجال .
- المهمات والسلع والمعدات والآلات التي تقضي طبيعتها أو الغرض المرغوب الحصول عليها من أجله بأن يكون اختيارها وشراؤها من اماكن انتاجها .
- اصناف التوريدات ومقاولات الاعمال التي لم تقدم عنها اية عطاءات في المناقصة , او قدمت عنها عطاءات بأسعار غير مقبولة وكانت الحاجة اليها لاتسمح باعادة طرحها في المناقصة .
- اصناف التوريدات من المواد والمهمات ومستلزمات الانتاج ومقاولات الاعمال التي تقضي مصلحة المنشأة بإتمامها بطريقة سرية غير علنية .
خامساً : الامر المباشر : الامر المنباشر هو ان يتم الشراء مباشرة بالاتصال الشخصي مع المورد او التعامل مباشرة مع مقاول معين وقد يحصل اخصائي المشتريات على عروض من المقاولين او الموردين يفضل الا تقل عدد تلك العروض في هذه الحالة عن ثلثة عروض ويتم اخيار اقل الاسعار من بينها ويجوز الشراء بالامر المباشر في العديد من الحالات اهمها :
- الاصناف والمهمات المحتكر صنعها او استيرادها او توزيعها .
- الاصناف من السلع والمهمات التي لاتوجد الا لدى شخص بذاته او شركة بذاتها .
- الاعمال المرغوب تنفيذها بمعرفة فني او اخصائي معين .
- المواد والمهمات ومستلزمات الانتاج ومقاولات الاعمال اذا كانت مصلحة المنشأة تقضي باتمامها بطريقة غير علنية .
- المواد والمهمات ومستلزمات الانتاج المحدد سعرها بمعرفة الجهات الرسمية اي المسعرة من قبل الحكومة .
- المواد والمهمات ومستلزمات الانتاج زهيدة الثمن التي تبلغ قيمتها حداً معيناً تحددها القواعد التنفيذية بالمنشأة .
- حالة الضرورة القصوى بحيث تقتصر الكميات المشتراه على اقل قدر ممكن تتطلبه حاجة العمل ريثما تستوفي اجراءات الشراء بالطرق التي تتناسب معها .
قواعد تنفيذية لطرق الشراء :
بعد اعتماد تقرير البت من السلطة المختصة تتولى ادارة المشتريات استصدار امر التوريد واتخاذ اجراءات التعاقد على النحو التالي :
1) اخطار المورد او المقاول الذي قبل عطاءة برسو العطاء عليه بعد ااعتماد نتيجة المناقصة .
2) في حالة تأخير المورد او المقاول عن توريد كل او بعض الاصناف او تنفيذ الاعمال في المواعيد المحددة في العقد توقع عليه غرامة تأخير طبقاً لشروط التعاقد ولسلطة الشراء حق الاعفاء من توقيع الغرامة كلها او بعضها متى ثبت المورد او المقاول ان سبب التأخير خارج عن ارادته ولم يكن في الامكان اتقاءه او لم يترتب على التأخير ضرر للمنشأة ومع ذلك يجوز للمنشأة الغاء العقد ومصادرة التأمين النهائي او الشراء على حساب المورد او المقاول والرجوع عليه بفرق الثمن والمصروفات الادارية وغرامة التأخير .
3) يجوز اعطاء المورد او المقاول مهلة اضافية للتوريد او التنفيذ مع عدم اخلال بحق المنشأة في توقيع غرامة التي ينص عليها العقد ويجوز الاعفاء من توقيع الغرامة او جزء منها طالما لم يترتب عليها ضرر للمنشاة .
المناقصة المحلية تعطي الفرصة فقط للموردين او المقاولين من الافراد والشركات المحلية الوطنية فقط المقيدين بالسجل التجاري وفي بعض الاحيان للموردين او المقاولين الوطنيين بالمنطقة التي تقع فيها المصنع او المنشأة ارتباطاً بالعلاقات الاجتماعية بين المنشأة والمنطقة التي تقع فيها طالما تتوافر فيها احتياجات المنشأة او بعضها بالمواصفات والجودة المطلوبة .
لأن على المنشأة تكلفة اجتماعية قبل المنطقة التي تقع فيها ويكون ذلك بشرط موافقة سلطة الاعتماد .
وتسري عليها جميع القواعد والجراءات المقررة في شأن المناقصة العامة فيما عدا الاعلان المباشر فيستعاض عنه بالخطابات المسجلة كما حو الحال في المناقصة المحدودة .
رابعاً : الممارسة : تعني الممارسة استدعاء او مرور على الموردين للاصناف من السلع والمواد والمهمات المطلوبة او المقاولين للاعمال المطلوبة ومناقشتهم للمواجهة بالاسعار المقدمة منهم بغرض انماء روح المناقشة بينهم للوصول الى افضل وانسب الاسعار .
ويتلوى الممارسة لجنة تشكل بقرار من المدير او سلطة الاعتماد المختصة ويتولى رئاستها موظف تتناسب وظيفته مع اهمية الصفقة او العملية المطلوبة .
وتحصل اللجنة على اقرارات موقعة من الموردين او المقاولين توضح فيها اسعارهم , ويجوز الشراء لاصناف المواد او المهمات ومستلزمات الانتاج او التكليف بالاعمال عن طريق الممارسة في العديد من الاحوال اهمها :
- الاصناف او العمليات التي لاتوجد الا لدى اشخاص او شركات معينة .
- الاصناف او العمليات التي لايمكن تحديدها بمواصفات دقيقة .
- الاعمال الفنية المرغوب اجراؤها بمعرفة فنيين او اخصائيين معينين .
- اصناف التوريدات ومقاولات الاعمال التي تقضي حالة الاستعجال .
- المهمات والسلع والمعدات والآلات التي تقضي طبيعتها أو الغرض المرغوب الحصول عليها من أجله بأن يكون اختيارها وشراؤها من اماكن انتاجها .
- اصناف التوريدات ومقاولات الاعمال التي لم تقدم عنها اية عطاءات في المناقصة , او قدمت عنها عطاءات بأسعار غير مقبولة وكانت الحاجة اليها لاتسمح باعادة طرحها في المناقصة .
- اصناف التوريدات من المواد والمهمات ومستلزمات الانتاج ومقاولات الاعمال التي تقضي مصلحة المنشأة بإتمامها بطريقة سرية غير علنية .
خامساً : الامر المباشر : الامر المنباشر هو ان يتم الشراء مباشرة بالاتصال الشخصي مع المورد او التعامل مباشرة مع مقاول معين وقد يحصل اخصائي المشتريات على عروض من المقاولين او الموردين يفضل الا تقل عدد تلك العروض في هذه الحالة عن ثلثة عروض ويتم اخيار اقل الاسعار من بينها ويجوز الشراء بالامر المباشر في العديد من الحالات اهمها :
- الاصناف والمهمات المحتكر صنعها او استيرادها او توزيعها .
- الاصناف من السلع والمهمات التي لاتوجد الا لدى شخص بذاته او شركة بذاتها .
- الاعمال المرغوب تنفيذها بمعرفة فني او اخصائي معين .
- المواد والمهمات ومستلزمات الانتاج ومقاولات الاعمال اذا كانت مصلحة المنشأة تقضي باتمامها بطريقة غير علنية .
- المواد والمهمات ومستلزمات الانتاج المحدد سعرها بمعرفة الجهات الرسمية اي المسعرة من قبل الحكومة .
- المواد والمهمات ومستلزمات الانتاج زهيدة الثمن التي تبلغ قيمتها حداً معيناً تحددها القواعد التنفيذية بالمنشأة .
- حالة الضرورة القصوى بحيث تقتصر الكميات المشتراه على اقل قدر ممكن تتطلبه حاجة العمل ريثما تستوفي اجراءات الشراء بالطرق التي تتناسب معها .
قواعد تنفيذية لطرق الشراء :
بعد اعتماد تقرير البت من السلطة المختصة تتولى ادارة المشتريات استصدار امر التوريد واتخاذ اجراءات التعاقد على النحو التالي :
1) اخطار المورد او المقاول الذي قبل عطاءة برسو العطاء عليه بعد ااعتماد نتيجة المناقصة .
2) في حالة تأخير المورد او المقاول عن توريد كل او بعض الاصناف او تنفيذ الاعمال في المواعيد المحددة في العقد توقع عليه غرامة تأخير طبقاً لشروط التعاقد ولسلطة الشراء حق الاعفاء من توقيع الغرامة كلها او بعضها متى ثبت المورد او المقاول ان سبب التأخير خارج عن ارادته ولم يكن في الامكان اتقاءه او لم يترتب على التأخير ضرر للمنشأة ومع ذلك يجوز للمنشأة الغاء العقد ومصادرة التأمين النهائي او الشراء على حساب المورد او المقاول والرجوع عليه بفرق الثمن والمصروفات الادارية وغرامة التأخير .
3) يجوز اعطاء المورد او المقاول مهلة اضافية للتوريد او التنفيذ مع عدم اخلال بحق المنشأة في توقيع غرامة التي ينص عليها العقد ويجوز الاعفاء من توقيع الغرامة او جزء منها طالما لم يترتب عليها ضرر للمنشاة .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق