المشتريات - الشراء بالجودة المناسبة

1- مفهوم الجودة المناسبة :

تعني الجودة تطابق المواصفات لاشباع رغبات وحاجات العملاء ليس عند الشراء فقط ولكن لأطول فترة ممكنة وتأخذ الجودة الابعاد التالية :

* تمييز القدرات الاساسية للمنتج

* تطابق المواصفات 

* الاعتمادية والمتانة

* الشكل الجمالي المتميز

* قابلية وسرعة الصيانة والاصلاح

وتمثل الجودة السلاح الاساسي للتفوق الاقتصادي لان المنافسة تركز على جودة المنتجات سواء سلع او خدمات .

1) زيادة عدد وقدرات المنظمات الحالية والمرتقبة والتي تتنافس جميعاً على تحقيق اعلى مستويات الجودة .

2) التغير المستمر في حاجات ورغبات العملاء والذي يتطلب ضرورة التأكيد على الجودة كأساس لجذب اكبر عدد من العملاء الحاليين والمرتقبين.

وتتضمن جودة الشراء الموازنة بين الاعتبارات الفنية والعوامل الاقتصادية ولا يشترط في الجودة المناسبة في قرار الشراء مجموعة من العناصر الاساسية وهي :

- السعر 

- المواصفات

- العمر الافتراضي للمنتج

- الاعتمادية المطلوبة 

2- مسئولية تحديد الجودة :

ترتبط اهمية تحديد الجودة بدقة بكل من المنظمة المشترية والمورد , حيث ترجع اهمية تحديد الجودة للمنظمة لضمان تحقيق المزايا التالية :

 - الحصول على المواصفات المحددة مما يساعد في ضمان الاستخدام المناسب للمواد

 - امكانية دراسة وتحليل مصادر التوريد البديلة 

 - تسهيل مهمة الشراء

 - الاستفادة من عدم المغالاة او التقصير في الجودة مما يؤثر على التكاليف .

 - ضمان تدفق المواد لضمان سير العملية الانتاجية والتشغيل

 - المقارنة الدقيقة والفاضلة بين البدائل

مزايا تحديد الجودة بالنسبة للموردين :

 - تجنب التكاليف الناتجة عن رد بعض الطلبيات غير المطابقة للمواصفات 

 - الوفاء بالالتزامات دون لبس او سوء فهم او تقصير

 - الاحتفاظ بالعلاقات الطيبة مع العملاء 

 - تطوير وتحديث اساليب وطرق العمل 

 - دراسة المنافسين لتجنب الاثار السلبية للمنافسة

ويتم تحديد الجودة في المنظمات بواسطة :

1) لجان متخصصة : وتضم مجموعة من التخصصات المختلفة المرتبطة بتصميم المنتج وتشكل هذه اللجان خاصة في المنظمات كبيرة الحجم والتي تتميز بأنشطة .

2) الجهات المستخدمة للمواد والمستلزمات : حيث تقوم كل جهة بتحديد متطلباتها من الجودة .

ويتضح مما سبق ظان مسئولية تحديد الجودة في المنظمات ترتبط بالعديد من العوامل منها :

1) طبيعة المواد والمستلزمات المستخدمة .

2) مدى توافر الامكانات المادية والتكنولوجية والبشرية .

3) مدى توافر مستويات الجدوة المطلوبة وتوافر الموردين القادرين على توفيرها .

4) اتجاه وفلسفة الادارة العليا في المنظمات وغيرها من العوامل التي تأخذ في الاعتبار لإسناد مسئولية توصيف وتحديد الجودة .

5) المواد والاحتياجات المطلوبة شرائها من حيث المواصفات المتاحة ومدى توافرها والبدائل المتاحة لها .

6) الاسواق والاتجاهات الاقتصادية من حيث الاسعار والتكاليف والندرة وغيرها .

7) مصادر التوريد الحالية والمرتقبة والخدمات المضافة من الموردين .

مماسبق يتضح ان مسئولية توصيف وتحديد الجودة مسئولية مشتركة على مستوى المنظمة ككل وتتأثر بالظروف المحيطة الداخلية والخارجية .

3- طرق واساليب توصيف الجودة :

ويسعى التوصيف الدقيق للجودة لتحقيق الاهداف التالية :

- سهولة توصيف العناصر المختلفة في امر الشراء .

- تعرف المورد بدقة على متطلبات المشتري .

- تسهيل عمليات الفحص بالمقاييس والاختبارات . 

وتتوقف الطرق والأساليب والتي تعتمد اختيارها على العديد من العوامل منها :

- طبيعة المنتجات وأهمية جودة المواد المستخدمة فيها 

- مدى تعقد الاصناف المطلوب شرائها 

- مدى توافر نظام دقيق للفحص والرقابة 

ويمكن القول ان الطرق الاكثر استخداماً وانتشاراً في توصيف الجودة وهي :-

- العلامة او الاسم التجاري 

- المواصفات

- طريقة الرتب

- الرسومات الهندسية

- العينات

- استخدام المعايير 

اولاً: العلامة التجارية او الاسم التجاري :

هي التي تميز منتجات منظمة عن اخرى وتساعد في حماية المنتجات من التقليد والمحافظة على السعر وتحقيق سمعة وشهرة للمنظمة وترمز اليها وتستخدم في الحالات التالية :

- سرية العمليات الانتاجية التي لها حق برائة الاختراع

- في حالة المواد التي تتميز بعمليات انتاجية تحتاج الى مهارات عالية 

- في حالة الشراء بكميات صغيرة على المشتري

- عندما تكون الاختبارات غير عملية للمشتري

- في حالة اصرار المسئولين عن التصميم والانتاج على تفضيل علامات معينة 

وتحقق طريقة العلامات التجارية او الاسم التجاري في توصيف الجودة المزايات التالية:

- تقليل الوقت والجهد وتكاليف الشراء

- سهولة التوضيح في اوامر الشراء

- تخفيض او انعدام تكلفة الفحص

- حرص المورد على توافر الثقة والاحتفاظ بها والالتزام بمستويات الجودة المحددة

- استخدام العلامة التجارية للمواد الداخلة في المنتج للاعلان والتسويق للمنتج 

عيوب هذه الطريقة :

- تقليل فرصة التعامل مع اكثر من مورد والتي تؤدي الى عدم الاستفادة من جوانب المنافسة مثل السعر والخدمات المضافة والتحسين المستمر في الاداء

- التغيير التدريجي في مستويات الجودة 

- عدم الالتزام بالفحص الدقيق للمواد والذي ينتج عنه مشاكل مفاجئة تؤثر على كفائة عمليات التشغيل

- قد تكون تكاليف العناصر ذات العلامات التجارية المميزة اعلى من مثيلاتها غير المميزة بعلامات محددة

ثانياً: المواصفات :

هي مجموعة الخصائص التي تميز عناصر وخصائص الموصوف ويتم تحديدها من خلال مجموعة القوائم او النمازج وتأخذ طريقة المواصفات لتوصيف الجودة الاشكال التالية :

1) المواصفات الطبيعية او الكميائية : ومن خلالها يتم تحديد محتويات او مركبات المواد المطلوب شرائها وتعمل كل منظمة على تحديد مجموعة من المواصفات الخاصة بها والتي تميز منتجاتها عن غيرها.

2) مواصفات الاداء : هي الجوانب المرتبطة بأداء او استخدام العنصر المطلوب شرائه وتتحدد مواصفات الاداء بدرجة التحمل والاعتمادية وسهولة الصيانة الخاصة بالآلات والاجهزة .

3) مواصفات المواد وطرق الصنع : وهنا يعطي المشتري وبدقة توجيهاته عن المواد المطلوبة وكيفية استخدامها ويعتبر المشتري مسئول مسئولية كاملة عن المواصفات .

وتتميز طريقة المواصفات بالعديد من المزايا ومنها :

- الدقة والوضوح في تحديد المواصفات المطلوبة

- استخدامها كاسلوب للفحص

- مفيدة في حالة استخدام كميات كبيرة من الاصناف

وقد يؤخذ على هذه الطريقة مايلي :

- صعوبة تحديد المواصفات في الاصناف المعقدة

- عدم استخدامها في حالات الكميات الصغيرة او غير المتكررة

- زيادة تكاليف الاختبار والفحص للتأكد من التزام المورد بالمواصفات 

ثالثاً : طريقة الرتب :

وهي من الطرق شائعة الاستخدام وخاصة في توصيف جودة المواد الطبيعية مثل القطن والتبغ والحديد والنحاس وغيرها .

ويتم تحديد الرتب بمقارنة المواد بخصائص مقبولة ومعروفة مسبقاً ويتدخل في تحديدها العديد من الاطراف مثل الغرفة التجارية والصناعية وممثلي الحكومة وممثلي الموردين والمنظمات .

وتتميز هذه الطريقة بانها غير مكلفة وتساعد في التعرف على الوصف الدقيق للخصائص المختلفة .

رابعاً : الرسومات الهندسية :

وتستخدم هذه الطريقة في الحالات التي تحتاج الى توضيح دقيق للاشكال والابعاد والعلامات حيث تعتبر هذه الطريقة من ادق الطرق وتتميز طريقة الرسومات الهندسية بالخصائص التالية :

- الدقة وشدة العناية بالتفاصيل

- الاسلوب العلمي في توصيف العناصر المختلفة للمنتج

- تستخدم في عمليات الفحص ورقابة الجودة

ولكن يعاب على هذه الطريقة انها تحتاج الى تكاليف مرتفعة .

خامساً : العينات :

تستخدم العينات في حالة عدم جدوى الطرق الاخرى لتوصيف الجودة .

سادساً : استخدام المعايير : 

وعادة يتم تحديد المعايير التجارية والصناعية من قبل الجهات المخصصة مثل الغرف التجارية والصناعية ووزارتي التجارة والصناعة .

سابعاً : أسلوب الطرق المجمعة :

يوجد العديد من المواد والمستلزمات التي يصعب توصيف جودتها باستخدام طريقة او اسلوب واحد وفي هذه الحالة يستخدم طريقتين او اكثر لضمان التحديد الدقيق لمستوى الجودة المطلوبة .

فمثلاً لتوصيف جودة المهمات المكتبية يمكن استخدام طريقة التوصيف بالمواصفات واستخدام اسلوب العينات لتوصيف اللون والشكل والحجم .

4- أنواع وطرق الفحص :
يمكن ان تاخذ فحص الاصناف الداخلة أحد الاشكال التالية :
- الفحص عند الاستلام : حيث تدخل الاصناف المقبولة المخازن والاصناف غير المقبولة يتم التصرف فيها بأحد الاساليب التالية : ( ارجاعها للمورد لاعادة تصحيحها او استبدالها - قيام المشتري بإجراء بعض التعديلات ويتحمل المورد التكاليف - تفاوض المشتري مع المورد لتخفيض السعر ).
- الفحص لدى المورد : والذي يساعد في تقليل فترة الفحص وزيادة وتاكيد الثقة بين الموردين .
- رقابة مصادر التوريد : والتي تؤدي الى : ( زيادة وتأكيد مسئولية تجاه جودة المنتجات - مساندة المورد لزيادة كفائة ادائهم لتحقيق الجودة المطلوبة - وجود نظام للجودة يساعد في الاجراءات التصحيحية المستمرة اثناء عمليات الانتاج ) .
وهناك العديد من طرق الفحص ومنها :
* الاعتماد على شهادة الجودة : وفيها يتم مراقبة الجودة في مصانع المورد لضمان انتاج الاصناف المطلوبة بالمواصفات المحددة وارسال شهادة مع الطلبية تفيد مراعاة الجودة المطلوبة وتسمى شهادة الجودة أو شهادة مراقبة الجودة وتفيد هذه الطريقة في حالة ارتفاع تكاليف الفحص وتوافر الثقة العالية بين المورد والمشتري .
* طريقة نسبة المعيب تساوي الصفر : ويتم من خلالها الفحص بواسطة المورد وتستخدم هذه الطريقة خاصة في حالة المنتجات التي تتطلب دقة متناهية وارتفاع تكلفة الانتاج واهمية المنتج كما في الصناعات الحربية وأجهزة الفضاء وتسمى هذه الطريقة ايضاً ( الجيد = 100% ) ويتحمل المورد في هذه الحالة المسئولية كاملة لتحقيق الجودة ويقدم مايثبت قيامة برماقبة الجودة ضمان مستوى الجودة 100% .
* طريقة فحص العينات : وتستخدم هذه الطريقة في حالة صعوبة فحص كل الوحدات اما بسبب ارتفاع تكاليف الفحص او لزيادة الوقت المطلوب للفحص , ويستخدم فحص العينات في حالة الكميات الكبيرة وفي الاصناف ذات الطبيعة الخاصة كالقبلة للتدمير الغير في المواصفات نتيجة للفحص ويمكن قبول العينات على اساسين وهما الخصائص او المتغيرات .
وتستخدم العديد من الطرق لفحص العينات ومنها :
 - فحص عينة واحدة وتفيد هذه لطريقة في حالة كميات صغيرة لتحقيق اعلى مستويات الجودة .
 - الفحص باستخدام عينتين : لضمان دقة مستوى الجودة المحدد حيث يتم اجراء الفحص على العينة الاولى وفي حالة اختلاف نسبة المسموح بالزيادة او النقص تأخذ عينة ثانية للفحص .
 - استخدام العينات المتعددة : وتستخدم فيها خرائط خاصة توضح حدود القبول والرفض لمستويات الجودة المطلوبة .